Ben je ook zo klaar met eindeloze vergaderingen waarin in het slechtste geval de deelnemers vooral druk zijn met hun mobieltje, met elkaar of vooral denken aan hun plannen voor het weekend?

Dat was in 2017…………. Begin 2018 goed en voer de dag of week start in.

De dagstart is een bekend begrip uit de lean en agile theorie. De dagstart is primair bedoeld om het werkaanbod af te stemmen op de beschikbare capaciteit. De oorsprong van deze manier van overleggen ligt in het agile werken in de IT-sector, daar kwam het ontwikkelteam elke dag bij elkaar voor werkoverleg: de dagstart.

Inmiddels heeft deze vorm zich ook bewezen voor andere overleg onderwerpen. Die worden dan meestal één keer per week georganiseerd: de weekstart. Het succes schuilt in medewerkers die meer betrokken zijn en overleg waar meer focus is.

In deze blog geef ik je 5 tips hoe je een goede dag- of weekstart organiseert.

 

  1. Duur: 15 minuten

Nooit langer dan 15 minuten. Dat heeft te maken met het feit dat een mens zich gemiddeld 20 minuten kan concentreren. Omdat tijdens de bijeenkomst focus en concentratie belangrijk zijn mag de weekstart nooit langer duren. Om iedereen aan bod te laten komen heeft dat wel als consequentie dat de groep niet te groot mag zijn. Ik raad aan niet meer dan 6 tot 8 aanwezigen.

 

  1. Staand

De weekstart wordt altijd staand gehouden. Door te staan wordt de focus groter en blijft het energie niveau hoger. En het helpt om de tijd goed te bewaken. Het is handig om rondom een whiteboard te staan: daarop kunnen meteen korte kreten en tekeningen worden gemaakt.

  1. Los geen problemen op

De weekstart is bedoeld om het werk af te stemmen, te plannen en te verdelen en niet om problemen op te lossen. Deze zogenaamde blokkades worden bij voorkeur 1 op 1 opgelost na de weekstart.

 

  1. Begin op tijd

Laat je niet verleiden om te wachten tot alle deelnemers aanwezig zijn. Dat hoort bij de oude manier van vergaderen. De dagstart begint schrap op het geprikte tijdstip. Spreek medewerkers die te laat komen daar na de dagstart op aan.

 

  1. Geen afleiding

Om focus op de meeting te houden is elke vorm van afleiding een no go. Dus geen mobiele telefoons, onderonsjes met collegae of tablets.

Sta ook even stil bij de ruimte waar je de weekstart organiseert: ook deze mag geen afleiding bieden. De meeste IT-teams die agile werken hebben om die reden een aparte kamer: de scrumroom.

 

Ik hoop je met deze tips over te halen om de weekstart als overlegvorm in te voeren. Wellicht vraag je je af hoe je het overleg tot 15 minuten kan beperken? Immers jullie hadden tot nu toe altijd vergaderingen van minimaal een uur nodig.

Ga eens na waar je nu over vergadert. Is vergaderen wel de juiste manier van communiceren voor de onderwerpen op de agenda? Kun je dat ook per mail doen? Met een podcast? Of nog leuker: wel eens aan een videoboodschap gedacht?

Ik wens je een inspirerend en goed 2018!

Nico Mookhoek